BankStatementLines (BSL)

aanmelder.nl bestaat uit 2 BV's en heeft dus ook verschillende bankrekeningen.

• In aanmelder.nl BV wordt de bankrekening beheerd door onze accountant. Daar hoef je niets mee.
• In Delft Congress Suppport BV (DCS) komt deelnemersgeld binnen. DCS heeft 2 bankrekeningnummers, eentje bij ING en eentje bij BUNQ.

Bankrekeningnummer ING: NL51 INGB 0006 9006 52

Bankrekeningnummer BUNQ: NL88 BUNQ 2207 9497 29

Bewijs rekeninghouder BUNQ

Op de BankStatementLines (BSL) in je Dashboard staan alle deelnemerskbetalingen die via een bankoverschrijving zijn gedaan, maar niet automatisch gekoppeld kunnen worden. Deze moeten handmatig opgelost worden door ons. Let op: Voordat je begint met de BSL-errors check je de tickets 'BSL' in Hubspot.

Bij bedragen die niet herkend worden als zijnde deelnemersgelden, moet een issue aangemaakt worden voor de Controller. Na akkoord van de Controller mogen deze betalingen op 'manually solved' gezet worden. NB. Ook betalingen van Worldline en Icepay moeten gemarkeerd worden als 'manually solved'.

Er is een aantal scenario's waarbij je het geld meteen kan aanmerken als terugstorting:

• Er staat geen factuurnummer in de omschrijving, terugstorting met juiste reden
• Er staan meerdere factuurnummers in de omschrijving, terugstorting met de juiste reden
• Er staat een onvolledig factuurnummer in de omschrijving, terugstorting met de juiste reden

Als het kenmerk wel volledig is, maar er staat bijvoorbeeld een spatie teveel, dan kun je het kenmerk op de juiste manier invoeren in deze regel. Klik op Search for transactions:

Andere scenario's die kunnen voorkomen:

• Factuur is gecrediteerd:  Controleer mbv het factuurnummer via 'Invoice/transaction' of de factuur inderdaad gecrediteerd is. Stort het bedrag dan terug met reden 'Factuur is gecrediteerd'.

• Na 'search for transactions' krijg je deze hit:  Bij Paid zie je dat er nog niets van dit bedrag is betaald, klik op Add above en link.

• Na 'search for transactions' krijg je geen hit: Klik de 2 vinkjes aan en zoek opnieuw: als je hierna weer geen hit krijgt, even uitzoeken wat er is: Uitzoeken betekent het kenmerk en het bedrag invoeren in de Invoice & Transaction Search (dev-dashboard), komt daar niets uit dan storten we het bedrag terug. Ga niet verder onderzoeken of uitzoeken dan dit!

• Staat er in de omschrijving van de transactie zoiets als: specificatie volgt, dan kan het zijn dat de betalingsspecificatie via de mail of de post komt. Let op: Refund het bedrag met de reden dat het betalingskenmerk ontbreekt en op het moment dat een specificatie binnenkomt kan je op bedrag zoeken en de refund ongedaan maken.

Door te klikken op refund kan je een van de onderstaande redenen kiezen. 

Op het moment dat jij een BSL als refund toevoegd, verdwijnt deze als error uit de lijst.

Terugstorting terugdraaien: Een terugstorting blijft 1 week op 'pending' staan. Volgt er alsnog informatie over een betaling waarmee we een BSL alsnog kunnen koppelen? Zoek de terugstorting op en -undo refund- zodat je deze betaling alsnog kunt koppelen. Indien de terugstorting al uitgevoerd is, zal de deelnemer het geld opnieuw over moeten maken met het juiste/volledige kenmerk.

Let op: Bij een aantal uitzonderingen mag je extra moeite doen om erachter te komen van wie en voor wie het geld precies is:

• het geld komt van een buitenlandse rekening
• de afzender is PLAGGEMARS
• je herkent de naam van een deelnemer of evenement waar je al eerder contact over hebt gehad met de klant.

De rol Accountant zal de refunds wekelijks op dinsdag terugstorten.

Betaalspecificaties komen soms per mail of post binnen bij ons. Indien per mail: maak een ticket aan in Hubspot met categorie 'BSL' Indien per post: check de BSL pagina. Houd de brief bij je totdat de betaling binnen is gekomen.

Op het moment dat je bij het opzoeken van een factuurnummer in de BSL errors de volgende melding krijgt:

Dan betekent dit dat deze betaling in het incassotraject zit. Momenteel werkt Bohn Stafleu van Loghum (Springer) met het incassobureau Plaggemars. Lees hier meer over het incassotraject en wat je moet doen met een binnengekomen betaling die in dit traject zit.

Accountant

Cruciaal

One-shot

Alle BSL's opgelost

Alle BSL's zijn opgelost

In de KS tactical is een check of de BSL's opgelost zijn. Het administratiekantoor houdt ook de openstaande posten in de gaten.

nvt