Inhoudsopgave
- Het overzicht
- Iemand toevoegen en uitnodigen
- Importeren uit Excel
- Iemand openen
- Inloggen als auteur of reviewer
- Een reviewer een contributie geven
- Iemand verwijderen
Het overzicht
Ga naar Abstract handling > Auteurs of Abstract handling > Reviewers.
- Bij auteurs zie je onder meer de naam, de affiliatie, het aantal contributies en hoeveel er zijn geaccepteerd.
- Bij reviewers zie je onder meer de topics, hoeveel reviews er zijn Toegewezen en Ingediend, en het maximum aantal reviews dat de reviewer wil doen.
De Status laat zien hoe ver iemand is:
- Niet uitgenodigd: je hebt de persoon toegevoegd, maar nog geen uitnodiging gestuurd.
- Uitgenodigd: de uitnodiging is verstuurd, maar de persoon heeft nog niet ingelogd.
- Actief: de persoon heeft ingelogd of zelf een profiel aangemaakt.
Filter op Status, en bij reviewers ook op Onderwerpen. Bij auteurs filter je met Contributies op twee groepen:
- Zonder contributie: auteurs met een profiel die nog niets hebben ingediend. Een concept telt niet mee.
- Geaccepteerd, niet aangemeld: auteurs met een geaccepteerde contributie die zich nog niet voor het event hebben aangemeld. Handig om sprekers aan hun aanmelding te herinneren.
Met Kolommen bewerken kies je welke kolommen je ziet, en met Download zet je de lijst in Excel.
Iemand toevoegen en uitnodigen
Auteurs maken meestal zelf een profiel aan in de omgeving. Reviewers nodig je meestal zelf uit.
Stap 1: Klik op Auteur toevoegen of Reviewer toevoegen.
Stap 2: Vul de naam en het e-mailadres in. Bij een auteur vul je ook de affiliatie in, bij een reviewer de topics.
Stap 3: Laat Uitnodiging versturen aangevinkt als de persoon meteen een mail moet krijgen, en sla op.
De uitnodiging bevat een link naar de omgeving. Daar logt de persoon in met een inlogcode en vult het profiel aan. Reviewers geven daar ook hun topics en eventueel een maximum aantal reviews op.
Is een uitnodiging zoekgeraakt? Open de persoon en klik naast de status op Uitnodiging opnieuw versturen. Dat kan één keer per uur.
Tip: Nodig reviewers uit voordat de inzend deadline verloopt. Dan hebben ze hun topics al ingevuld als jij gaat toewijzen.
Importeren uit Excel
Heb je een lijst met reviewers, of sprekers die je persoonlijk uitnodigt? Dan voeg je ze in één keer toe met een Excel-bestand.
Stap 1: Klik op het pijltje naast Auteur toevoegen of Reviewer toevoegen en kies Importeren uit Excel.
Stap 2: Download het voorbeeldbestand en vul per persoon de naam en het e-mailadres in. Een export van de auteurs- of reviewerstabel van een ander event kan ook.
Opmerking: De naam kan uit één kolom bestaan (bijvoorbeeld ‘Naam’ of ‘Volledige naam’) of uit afzonderlijke kolommen voor ‘Voornaam’ en ‘Achternaam’, die aan elkaar worden gekoppeld. Als beide aanwezig zijn, wordt de kolom met de volledige naam gebruikt.
Stap 3: Upload het bestand. Je ziet meteen hoeveel mensen we hebben gevonden, welke kolommen we niet importeren en welke regels we overslaan omdat de naam of het e-mailadres ontbreekt.
Opmerking: we importeren alleen de naam en het e-mailadres, de rest vult iemand zelf aan in zijn profiel
Stap 4: Vink Uitnodigingen versturen aan als iedereen meteen een uitnodiging moet krijgen; standaard staat dit uit, zodat je eerst rustig kunt controleren wie er is geïmporteerd. Klik op Importeren.
Bestaat een e-mailadres al bij dit event? Dan slaan we die persoon over; je ziet na het importeren welke adressen dat waren.
Iemand openen
Klik op een naam. In de zijbalk zie je de gegevens, en de contributies of reviews van die persoon. Je hebt deze knoppen:
- Wijzig: pas het profiel aan, bijvoorbeeld een verkeerd gespeld e-mailadres of de topics van een reviewer.
- Mails verstuurd: alle mails die de persoon van je heeft gekregen. Is er een niet aangekomen? Klik op Mail opnieuw versturen.
- Inloggen als: zie hieronder.
- Toewijzen: alleen bij reviewers, zie hieronder.
- Verwijder: zie onderaan.
Inloggen als auteur of reviewer
Wil je een contributie voor een auteur aanpassen, of zien waar een reviewer vastloopt? Klik in de zijbalk op Inloggen als. De omgeving opent zoals de auteur of reviewer die ziet, met bovenin het label Ingelogd als. Met Terug naar organisatorweergave ben je weer jezelf.
- Je sessie als auteur of reviewer blijft maximaal 24 uur geldig.
- Bij blind review blijft de auteur ook voor jou verborgen als je bent ingelogd als reviewer.
- Deze knop zie je alleen als de omgeving voor auteurs en reviewers aanstaat.
Een reviewer een contributie geven
Meestal wijs je alle contributies in één keer toe, op de pagina Reviews. Wil je een reviewer één specifieke contributie geven? Klik in de zijbalk van de reviewer op Toewijzen en kies de contributie. Werk je met reviewrondes, dan kies je ook de ronde.
We waarschuwen je als:
- de reviewer zelf (co-)auteur is van de contributie;
- de contributie al aan deze reviewer is toegewezen;
- de topics van de reviewer en de contributie niet overlappen.
Opmerking: Toewijzen stuurt geen mail. Laat de reviewer het weten met een bericht aan reviewers via Communicatie > Berichtencentrum.
Iemand verwijderen
Klik in de zijbalk op Verwijder.
Waarschuwing: Verwijder je een auteur, dan worden ook de ingediende contributies van die auteur verwijderd. Verwijder je een reviewer, dan worden ook alle reviews van die reviewer verwijderd, ook de ingevulde. Twijfel je? Download dan eerst de lijst met contributies of reviews.