Best practices voor facturatieprofielen en PO-nummers bij aanmelder.nl

 

Licentie

Er zijn twee vormen van licentie:

• een jaarlicentie, die vooraf voor het hele jaar wordt gefactureerd
• een maandlicentie, die maandelijks vooraf wordt gefactureerd

De licentie is altijd gekoppeld aan het account en niet aan een afzonderlijk event, project of team.

 

Credits

Credits worden altijd vooraf ingekocht in vaste staffels. Als er extra credits nodig zijn, kan het saldo tussentijds worden aangevuld met een verhoging. Dat kan handmatig of automatisch, bijvoorbeeld wanneer het tegoed onder nul komt.

De grootte van een verhoging hangt af van het verbruik. Naarmate het gebruik toeneemt, worden de staffels groter. Denk bijvoorbeeld aan 50, 100, 500, 1000 of 2000 credits.

Net als de licentie zijn ook credits gekoppeld aan het account. De facturatie daarvan verloopt dus centraal op accountniveau.

 

Facturatie op account-niveau en event-niveau

Bij aanmelder is het belangrijk om onderscheid te maken tussen kosten op account-niveau en kosten op event-niveau.

Kosten op account-niveau

De volgende kosten worden altijd op account-niveau gefactureerd:

• Licentie
• Credits

Deze kosten zijn niet gekoppeld aan afzonderlijke events, opdrachten of teams. De officiële factuur voor deze onderdelen loopt daarom altijd via het account.

Kosten op event-niveau

Naast de accountkosten zijn er ook kosten die wél per evenement worden gefactureerd. Deze worden toegewezen aan het facturatieprofiel dat in het betreffende event is geselecteerd.

Het gaat om de volgende kosten:

• Transactiekosten
• Domeinkosten
• Opstartkosten Event Check-in
• Transport- of koerierkosten
• Whitelabel per evenement

Dat betekent dat binnen één account zowel centrale kosten als event gebonden kosten naast elkaar kunnen bestaan. Juist daarom is een goede inrichting van facturatieprofielen belangrijk.

 

Facturatieprofielen gebruiken

Binnen aanmelder kun je werken met meerdere facturatieprofielen. Daarmee kun je factuurgegevens structureren op een manier die past bij de organisatie.

Een veelgebruikte inrichting is:

• Één apart facturatieprofiel voor accountkosten, zoals de licentie en de aankoop van credits. Noem dit profiel bijvoorbeeld 'Licentie & credits'.
• Aanvullende facturatieprofielen voor afdelingen, projecten of events, zodat event gebonden kosten op de juiste plek terechtkomen. Geef deze profielen bijvoorbeeld de naam van de afdeling of het specifieke event. Zo is duidelijk waar het profiel voor gebruikt kan worden.

Vooral omdat bepaalde kosten per event worden gefactureerd, is het belangrijk dat elk event aan het juiste facturatieprofiel is gekoppeld. Dat is extra belangrijk wanneer er gebruik wordt gemaakt van ticketing. In dat geval heeft het gekozen facturatieprofiel niet alleen invloed op de facturatie van eventgebonden kosten, maar ook op de juiste verwerking van de uitbetaling.

Zorg er ook voor dat facturatieprofielen altijd een duidelijke en unieke naam hebben. Wanneer meerdere profielen dezelfde of bijna dezelfde naam hebben, wordt het lastiger om het juiste profiel te selecteren.

 

PO-nummers gebruiken

Werkt je organisatie met PO-nummers, dan is het belangrijk om deze op de juiste plek vast te leggen.

Wanneer een vast PO-nummer wordt gebruikt voor accountkosten zoals licentie en credits, dan kan dit worden opgenomen in het facturatieprofiel dat voor deze centrale kosten wordt gebruikt.

Wanneer het PO-nummer per event verschilt, is het beter om dit niet vast in het profiel op te nemen. In dat geval vul je het PO-nummer in bij de instellingen van het betreffende event. Dat is vooral handig voor eventkosten zoals transactiekosten, domeinkosten of check-in kosten, omdat die per evenement worden gefactureerd op basis van het gekozen profiel.

Zo blijft het facturatieprofiel bruikbaar voor meerdere events en hoeft het niet steeds aangepast te worden.

 

Facturatie per event

Als het mogelijk is, is het meestal het handigst om voor events hetzelfde facturatieprofiel te gebruiken en het juiste PO-nummer per event in te vullen in de event instellingen.

Dat werkt vooral goed wanneer de factuurgegevens gelijk blijven, maar het PO-nummer verschilt per evenement.

Is er toch een apart profiel per event nodig, gebruik dan een vaste naamstructuur voor deze profielen. Bijvoorbeeld: eventnummer + eventnaam. Dat maakt het eenvoudiger om profielen terug te vinden en correct te gebruiken.

 

Factuurgegevens aanpassen

Factuurgegevens en facturatieprofielen kun je aanpassen in het dashboard. Wijzigingen die daar worden doorgevoerd, worden meegenomen op volgende facturen.

Controleer daarom regelmatig of:

• Het juiste profiel wordt gebruikt voor licentie en credits

• Events aan het juiste facturatieprofiel zijn gekoppeld

• Profielen duidelijk benoemd zijn

• PO-nummers op de juiste plek zijn ingevuld

Zo voorkom je dat account-kosten en event-kosten door elkaar lopen.

 

Kosten per event intern uitsplitsen

Hoewel de officiële factuur voor licentie en credits op account-niveau wordt opgesteld, kun je kosten wel intern per event uitsplitsen.

Hiervoor gebruik je de nota per event die terug te vinden is in de Instellingen van je event. Met deze nota kun je een PDF-overzicht maken van het creditverbruik en de bijbehorende kosten van een specifiek event. Dit overzicht kan gebruikt worden voor interne doorbelasting of ter onderbouwing van kosten.

Voor eventkosten die al direct per evenement worden gefactureerd, zoals transactiekosten of domeinkosten, loopt de facturatie al via het geselecteerde facturatieprofiel van dat event.

 

Samenvatting

Bij aanmelder worden licenties en credits op account-niveau gefactureerd. Daarnaast zijn er ook kosten die juist per event worden gefactureerd, zoals transactiekosten, domeinkosten, opstartkosten voor Event Check-in, transport- of koerierkosten en whitelabel per evenement.

Voor een duidelijke inrichting is het gebruikelijk om een apart facturatieprofiel te gebruiken voor licentie en credits, en aanvullende profielen aan te maken voor afdelingen, projecten of events als dat nodig is. Wisselende PO-nummers per event worden bij voorkeur ingevuld in de instellingen van het event, niet in het facturatieprofiel. Voor interne kostenverdeling kan de nota per event worden gebruikt.