Organisatie en regie

Naast een technisch draaiboek hierbij nog andere praktische tips voor de organisator om te regie te pakken tijdens de opnames van de live stream.

De service die wij leveren met Event Streaming is ter ondersteuning van jouw digitale- of hybride sessie. Dit kan een enkele presentatie zijn maar ook een geheel (meerdaags) event. De regie en aanwijzingen voor de live stream liggen zodoende bij de organisatie.

De engineer op locatie ondersteunt waar nodig, maar neemt niet de beslissing wanneer de stream moet starten of wanneer de spreker start met spreken. Voorafgaand ontvang je van de Event Consultant de contactgegevens van de on-site engineer die tijdens jouw event aanwezig zal zijn. 


Technisch draaiboek

Het geeft je als organisator fijne handvatten om een technisch draaiboek op te stellen. Dit lijkt erg op een regulier draaiboek voor evenementen met hierin de programma onderdelen, de tijden, de verantwoordelijke personen. Onderdelen die je hier nog aan toe kunt voegen, die nuttig zijn voor de technische ondersteuning van de engineer: 

  • Contactgegevens van de Event coördinator tijdens het event, of een ander aanspreekpunt voor de engineer
  • Aanwijzingen over wisselingen locatie en dus opbouw / afbouw van de set
  • Aanwijzingen over type sessie; 1 spreker, 2 sprekers, een panel discussie met meerdere sprekers, een interview, vragen uit het publiek? Dit heeft invloed op de gekozen opstelling maar ook het aantal microfoons dat beschikbaar dient te zijn
  • Naam van spreker en eventueel 2e spreker of moderator per sessie
  • Exacte tijden met ook de duur van de sessie
  • Overige techniek; is er nog een andere AV partij aanwezig? andere eisen of wensen m.b.t. verlichting? zijn er sprekers die vanuit huis inbellen? zetten jullie externe audiobronnen in? Graag dit van tevoren afstemmen met je Event Consultant. 


Sprekers informeren

Als organisator is het belangrijk dat je je sprekers van goed informeert. Dit kan op de dag van het event zelf, voorafgaand aan de stream. Maar je kunt ook van tevoren een instructie toesturen. Meer informatie hierover vind je in ons artikel Sprekers en moderators

 

Presentaties en slides

Het prettigst werkt het als de engineer één laptop van de organisatie kan aansluiten, waar alle presentaties en slides van de sprekers centraal opgeslagen staan. Zodoende hoef je maar eenmalig de kabels aan te sluiten en beeld en geluid te testen. 



Startsein van de live stream

Spreek een duidelijk startsein af, zowel met de sprekers als met de technische support.

Let op! Bij hybride events hebben sprekers de neiging al te starten met spreken, terwijl de stream nog niet loopt. Omdat er ook deelnemers in de zaal zitten, wordt het 'thuis publiek' dat online mee kijkt sneller vergeten.  

Zorg dat je spreker duidelijk een seintje krijgt en de engineer de audio (opname microfoon) en de stream (opname camera) tijdig kan starten. Dán is het pas tijd om te starten met de presentatie.