Een engineer regelt de set-up van de volledige Event Streaming set. Wat mag je van deze set-up verwachten en wat kun je als organisator voorbereiden?
Voor elk evenement waar Event Streaming wordt ingezet regelen wij een engineer die zorgt voor het transport van de apparatuur, de opbouw en de on-site ondersteuning tijdens het event.
Voorbereiding
Wat kun je doen als organisator om de opbouw van de set zo vloeiend mogelijk te laten verlopen?
- Van tevoren aanleveren van van foto's, een filmpje of situatieschets van de locatie en hoe je zelf de opstelling in gedachten hebt;
- Stroom; we moeten de stekker van de apparatuur in een stopcontact kunnen steken;
- Internet; de camera's beschikken zelf over 4G dongels. Een WiFi verbinding is dus geen 'must' maar wel een 'nice to have'.
Organisator tip: Voor een gemakkelijke opbouw en snelle connectie is het slim om 1 device (laptop) te hebben waar alle presentaties van de sprekers centraal op verzameld zijn. Zodat eenmalig aansluiten, instellen en checken van het geluid voldoende is.
Opbouw door engineer
Bij aankomst zal de engineer ongeveer 1-2 uur nodig hebben voor het uitladen van van de apparatuur en het opzetten van 1 Event Streaming set. Afhankelijk van het aantal sets of de specifieke wensen voor de opbouw kan dit langer duren.
We zorgen daarom dat de engineer zo'n 2 uur voor de start van het event aanwezig is. Bij een vroege start of lastige locatie bouwen we bij voorkeur de dag ervoor op.
Lees hier welke apparatuur wordt geleverd in 1 Event Streaming set.
Verplaatsen tijdens het event
Het is mogelijk om de set tijdens het event te verplaatsen. Echter altijd in overleg met de Event Consultant in het voortraject. Het is hiervoor namelijk noodzakelijk dat er voldoende ruimte wordt ingebouwd in het programma; minimaal 30 minuten, mits het op dezelfde locatie is. Dient de set verhuist te worden en opnieuw opgebouwd te worden op een andere locatie? Reken dan 30 minuten voor afbouw, reistijd naar de volgende locatie en minimaal 1 uur voor opnieuw opbouw.
Opstelling en vloerplan
Een camera neemt ca 1m2 ruimte in beslag. Reken dus voor een volledige set met 2 camera's minimaal 2x 1m2. Voor de meest gekozen opstelling van een (of twee) spreker(s) tegenover (zittend) publiek raden wij een vloerplan van ongeveer 5m x 5m aan. Hier blijft dan ongeveer 2m x 3m van over waar de spreker in kan bewegen. De overige ruimte is nodig voor de camera's met statieven en de kabels.
Reken een minimum afstand van 3-4 meter van de achterwand achter de spreker tot aan de eerste camera. De camera krijgt dan de spreker in ieder geval vanaf kienhoogte in beeld. Als je minder ruimte hebt staan de sprekers te dicht op de camera of op het publiek. Dit levert niet het mooiste beeld op.
Set-up video
Hierboven een korte video (versneld afgespeeld) van onze developer die 1 volledige set bij ons op kantoor opbouwt.