Het importeren van meerdere persoonsgegevens tegelijkertijd in de contactenlijst gaat als volgt:
- Kies in het Dashboard voor Contacten.
- Klik op de button Upload Excel.
- Klik op de gele link 'download hier een voorbeeld van het Excel-bestand':
- Vul deze Excel aan met jouw contactpersonen. Let erop dat je de kolommen A tot en met G intact laat, dus deze kolommen niet verwijderen. Toevoegen van extra kolommen kan vanaf kolom H. Achternaam en e-mailadres moeten per regel ingevuld zijn, overige kolommen zijn niet verplicht. Weet je de achternaam niet, vul dan een 'X' of '.' in zodat de cel in ieder geval gevuld is. Je kunt dan uiteraard geen persoonlijke aanhef in je bericht gebruiken als de namen niet bekend zijn.
In kolom G kun je een label invullen en daarmee verschillende doelgroepen maken binnen de contactenlijst (zie onderstaande tip over labels voor meer informatie).
- Sla het Excel-bestand op.
- Klik weer op Upload Excel.
- Klik op de knop Bladeren en upload het Excel-bestand wat je zojuist hebt gemaakt.
- Met het dropdown-menu Standaard label kun je voor de personen bij wie je geen label hebt ingevuld in het Excel-bestand, na het uploaden een label toevoegen.
Let op! Alle personen waarbij kolom G niet is ingevuld krijgen dit label. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om geen label toe te voegen.
- aanmelder.nl filtert automatisch dubbele e-mailadressen uit het bestand. Wil je dat niet, vink deze optie dan uit.
Tip
Labels toevoegen aan contacten
Aan elk contact dat je uploadt in de contactenlijst kun je een label toevoegen. Met een label plaats je een contact in een bepaalde doelgroep waar je vervolgens uitnodigingen, berichten en herinneringen naartoe kan sturen via Berichten in je Dashboard. De namen van de labels bepaal je zelf en zijn alleen voor de organisator zichtbaar.
Labels zijn optioneel en je hoeft deze niet direct toe te voegen bij het uploaden van contacten, je kunt een label op een later moment toevoegen of wijzigen.
Tip
Via de contactenlijst is het mogelijk om een antwoord op een vraag uit het registratieformulier vooraf te laten invullen. Standaard kunnen alle ingevulde en vaste kolommen in het Excel-bestand van de contactenlijst worden ingevuld, zoals Bedrijfsnaam of E-mailadres.
Let op: Bij de Bedrijfsnaam is het van belang om een bepaald type vraag in het registratieformulier te gebruiken, namelijk de Organisatie vraag bij het poppetje.
Je kunt ook andere informatie uit het registratieformulier laten vooraf invullen, bijvoorbeeld functie of opleiding. Klik hier voor meer informatie.