Het is mogelijk om in aanmelder.nl een eigen lijst met deelnemers toe te voegen als nieuwe registraties. Dit kan handmatig doen, maar ook in bulk door middel van het importeren van jouw Excel bestand met registraties.
Deze volgende vragen kun je importeren/updaten:
- Naam
- Adres
- Email adres
- Bedrijfsnaam
- Telefoonnummer
- Korte open vraag
- Lange open vraag
- Selecteer vraag
- Meerkeuze vraag (1 antwoordkeuze).
- Checkbox. Let op! Alleen de antwoorden '1, ja, yes en x' worden als aangevinkt beschouwd
- Aantal
Alle overige vraagtypes kun je niet importeren/updaten op deze manier.
Lees hier meer over de verschillende vraagtypes.
Nieuwe registraties toevoegen
Wanneer je nieuwe deelnemers wilt toevoegen aan de registraties in jouw evenement kun je hier een Excel bestand voor opstellen.
Het bestand moet minimaal de volgende velden bevatten, in aparte kolommen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel + achternaam
- E-mailadres (Indien het e-mailadres onbekend is, wordt hier een default e-mail adres ingevuld. Let op! De deelnemer kan geen mail ontvangen vanuit aanmelder.nl zonder geldig e-mailadres)
Indien er meer informatie beschikbaar en nodig is voor je registraties (bijvoorbeeld workshop-keuzes, tafelindeling, doelgroep) kun je hier aparte kolommen voor aanmaken in het Excel bestand.
Zorg ervoor dat voor elke kolom in jouw Excel bestand je ook een aparte vraag in het registratieformulier maakt, zodat alle informatie uit jouw Excel bestand netjes op de juiste plek komt te staan voor elke registratie.
Excel importeren
Wanneer jouw Excel bestand klaar is, kun je beginnen met importeren via Dashboard > Aanmeldingen > Deelnemers importeren.
Zodra je op deze pagina jouw Excel bestand importeert, verschijnt er een preview van jouw gegevens en de importregels voor het koppelen van jouw informatie aan de vragen in het aanmeldformulier.
Aan de linkerkant zie je de titels van alle kolommen in het geïmporteerde Excel bestand. Aan de rechterkant zie je een dropdown menu met de vragen uit je registratieformulier.
Door een optie te selecteren uit de dropdown rechts link je de informatie uit jouw Excel aan de desbetreffende vraag in het formulier en zal die ingevuld worden in de registratie van de deelnemer. Wanneer een dropdown niet wordt ingevuld zal de informatie uit het Excel bestand niet geïmporteerd worden.
Let op: Het is belangrijk om de importregels zorgvuldig in te vullen zodat alle informatie op de juiste plek in het aanmeldformulier terechtkomt.
Wanneer je alle kolommen van je Excel gekoppeld hebt aan een vraag in het formulier vind je onderaan de pagina 2 opties:
Proefdraaien. Met deze knop kan je testen of alle informatie goed overkomt in het systeem. De testresultaten zal je de aantallen geven van de toegevoegde registraties, de geüpdatete registraties en de overgeslagen rijen. Je kan controleren of dit overeenkomt met jouw Excel bestand.
Importeren. Met deze knop maak je de import van jouw Excel bestand definitief en wordt het systeem geupdate met de nieuwe informatie.
Alle import-acties zullen worden getoond onder het kopje 'Eerdere imports':
Hier kun je ook eerdere imports ongedaan maken.
Let op:
Deelnemers die je middels de import-functie toevoegt, krijgen geen automatisch bevestigingsbericht. Je kunt een mededeling opmaken en dit als bevestigingsbericht sturen. Het makkelijkste is dan om een deelnemersgroep te maken en een apart bericht naar deze groep te sturen. Hoe je een deelnemersgroep maakt van je geïmporteerde deelnemers, lees je hieronder bij de Tip!
Tip
Om onderscheid te kunnen maken tussen je 'reguliere' deelnemers en geïmporteerde deelnemers, kun je - voordat je gaat importeren - een extra variabele in je Excel bestand toevoegen. Voeg eerst een verborgen vraag toe in je aanmeldformulier, bv. een checkbox met 'import'.
Voeg een extra kolom toe in je Excel bestand met de naam 'Import' met de waarde 1, ja, yes of x'. Dan wordt deze onzichtbare vraag ingevuld voor deze deelnemers en kun je op basis van deze verborgen vraag een deelnemersgroep maken.
NB. Het gebruik van deelnemersgroepen is alleen beschikbaar voor het Professional pakket.