Je kunt ervoor kiezen de mogelijkheid e-facturatie te activeren voor je evenement. Dit houdt in dat je deelnemer de PDF factuur als e-factuur in kan dienen bij zijn of haar organisatie.
De daadwerkelijke betaling van de factuur staat los van het indienen van de e-factuur, het kan ook dat de deelnemer via iDEAL betaalt en vervolgens de e-factuur indient voor verdere afhandeling. De deelnemer krijgt uiteraard nog wel gewoon zijn factuur in PDF formaat per mail.
Hoe activeer je e-facturatie?
Via Dashboard > Eventwebsite > Betalingen kun je via onderstaande vinkje de e-facturatie voor je deelnemers aanzetten:
LET OP! E-facturatie niet werkt in combinatie met bankoverschrijving naar eigen bank.
Hoe kiest een deelnemer voor E-facturatie?
Op de betalingspagina vult de deelnemer de gegevens in die op de factuur moeten komen te staan. Onder deze factuurgegevens is een extra mogelijkheid te zien "indienen als e-factuur".
Er is een link naar meer informatie over wat e-facturatie is. Dit is toegevoegd, omdat sommige deelnemers verwachten dat e-facturatie en een PDF factuur hetzelfde is.
Bezorgadres voor de e-factuur
Vervolgens wordt de deelnemer geïnformeerd over welke informatie vereist is om een e-factuur te kunnen opmaken en opsturen. Het is belangrijk dat alleen overheden en bedrijven die aangesloten zijn op het PEPPOL netwerk kunnen kiezen voor e-facturatie.
KvK- of OIN-nummer
De deelnemer kan nu het KvK-nummer of OIN-nummer van zijn organisatie invullen. Daarnaast is een ordernummer verplicht. Het OIN-nummer is het nummer dat Nederlandse overheden gebruiken om zich te identificeren.
Het ordernummer zorgt ervoor dat de financiële afdeling bekend is met de kostenplaats van het factuur en zodoende tot betaling kan overgaan.
Nadat deze informatie is ingevuld, wordt op de achtergrond een e-factuur gemaakt en verstuurd via het PEPPOL-netwerk. De deelnemer ontvangt daarnaast ook nog een PDF factuur per email als afschrift en voor zijn/haar eigen administratie.
Feedback bij foutieve invoer
Wanneer het KvK-nummer of OIN-nummer niet bekend zijn, krijg je onderstaande melding te zien:
Wanneer het ordernummer niet is ingevuld, kun je ook niet doorgaan met versturen:
Betaling van de factuur
De keuze voor e-facturatie staat los van de betalingswijze van de factuur. De deelnemer kan dus nog steeds kiezen om de e-factuur direct te voldoen via bijvoorbeeld iDEAL of creditcard. Daarnaast kan de financiële afdeling die de e-factuur ontvangt, tot betaling overgaan op basis van het ontvangen IBAN en factuurnummer.