Je kunt e-facturatie aanzetten voor je evenement. Je deelnemer kan de factuur dan als e-factuur laten bezorgen bij zijn of haar organisatie, via het PEPPOL-netwerk.
Het betalen van de factuur staat los van het indienen van de e-factuur. Meer daarover lees je onderaan bij 'Betaling van de factuur'.
E-facturatie activeren
E-facturatie kun je alleen aanzetten als je de betaalmethode Bankoverschrijving gebruikt, met Bankoverschrijving automatisch verwerken aangevinkt. Een e-factuur wordt namelijk meestal achteraf per bankoverschrijving betaald.
- Ga naar Dashboard > Eventwebsite > Ticketconfiguratie.
- Zorg dat in het blok Instellingen betalingen bij de betaalmethoden Bankoverschrijving aan staat en dat Bankoverschrijving automatisch verwerken is aangevinkt.
- Vink E-facturatie aan. Achter het vinkje zie je wat een e-factuur kost.
Let op! E-facturatie werkt niet in combinatie met bankoverschrijving naar je eigen bank (Bankoverschrijving zonder automatische verwerking). Zolang Bankoverschrijving niet aan staat of niet automatisch verwerkt wordt, kun je het vinkje E-facturatie niet aanzetten. Zet je de bankoverschrijving later uit, dan gaat e-facturatie ook uit.
Hoe kiest een deelnemer voor e-facturatie?
Op de betalingspagina vult de deelnemer de gegevens in die op de factuur moeten komen te staan. Onder deze factuurgegevens staat het vinkje indienen als e-factuur (meer informatie).
De link 'meer informatie' legt uit wat e-facturatie is. Die staat er omdat sommige deelnemers denken dat een e-factuur hetzelfde is als een PDF-factuur.
Bezorgadres voor de e-factuur
Daarna krijgt de deelnemer uitleg over welke gegevens nodig zijn om de e-factuur op te maken en te versturen. Alleen overheden en bedrijven die aangesloten zijn op het PEPPOL-netwerk kunnen kiezen voor e-facturatie.
Bedrijfsnaam, ordernummer en KvK- of OIN-nummer
Voor een e-factuur zijn drie gegevens verplicht:
- Bedrijfsnaam: de naam van de organisatie die de factuur ontvangt.
- Ordernummer: hiermee weet de financiële afdeling bij welke kostenplaats de factuur hoort, zodat ze kan betalen.
- Identificatienummer: bij E-factuur aan kiest de deelnemer het soort nummer en vult het in:
- KVK nummer (NL)
- OIN nummer (NL): het nummer waarmee Nederlandse overheden zich identificeren
- BTW nummer (BE)
- Kruispuntbank ondernemingsnummer (BE)
- BTW nummer (LU)
Een Nederlandse organisatie kan zich alleen met haar KvK- of OIN-nummer identificeren. Een Nederlands btw-nummer kan niet meer.
Zijn de gegevens ingevuld, dan maken we op de achtergrond een e-factuur en versturen die via het PEPPOL-netwerk. De deelnemer krijgt daarnaast een PDF-factuur per e-mail, als afschrift en voor de eigen administratie.
Feedback bij foutieve invoer
Is het ingevulde nummer niet bekend op PEPPOL, dan ziet de deelnemer een melding zoals: "Het ingevulde KVK nummer (NL) is niet bekend op PEPPOL. … Ga door zonder e-facturatie of kies een ander nummer." De organisatie is dan (nog) niet klaar voor e-facturatie.
Zonder bedrijfsnaam of ordernummer kan de deelnemer niet verder. Hij ziet dan "Vul een bedrijfsnaam in (verplicht voor e-facturatie)." of "Vul een ordernummer in (verplicht voor e-facturatie)."
Betaling van de factuur
Kiest een deelnemer voor e-facturatie, dan wil hij meestal dat de werkgever de factuur betaalt nadat die de e-factuur heeft ontvangen. De deelnemer kiest dan voor Bankoverschrijving. Daarom staat bankoverschrijving met automatische verwerking altijd aan als je e-facturatie gebruikt.
Deelnemers kunnen de e-factuur ook combineren met een directe betaling, zoals iDEAL, Bancontact of creditcard. E-facturatie staat namelijk los van de manier van betalen: het is alleen het versturen van de factuur via het PEPPOL-netwerk naar bijvoorbeeld de werkgever. De gekozen betaalmethode bepaalt hoe de factuur betaald wordt.
Let op! Aan het versturen van een e-factuur via PEPPOL zijn kosten verbonden. De prijs per e-factuur zie je achter het vinkje E-facturatie op de pagina Ticketconfiguratie. Klik hier voor een overzicht van onze prijzen.