Het inschatten van het aantal benodigde tablets en printers kan lastig zijn. Hier vind je factoren die bepalen hoe veel apparatuur je nodig hebt.
Aantal deelnemers en duur van de inloop
Het aantal benodigde tablets en printers hangt af van het aantal deelnemers, maar ook van de duur van de check-in periode. Met een set van 1 tablet en 1 printer kan een host ongeveer 100 deelnemers per half uur inchecken. Deze snelheid kan alleen gehaald worden als deelnemers de persoonlijke QR-code gereed hebben en de hosts geen toelichting hoeven te geven op het programma, goodie bags uit moeten delen etc. Houd er rekening mee dat als de inloop bijvoorbeeld een uur duurt, niet alle deelnemers mooi verdeelt over deze inlooptijd binnen komen. De ervaring leert dat het laatste halfuur/kwartier het drukste is. Als je rijen gedurende de hele check-in periode wilt voorkomen, moet je dus uitgaan van het aantal deelnemers dat je op het piekmoment tegelijk verwacht.
Sprekersbalie of speciale gasten
Op sommige evenementen komen speciale gasten zoals VIPs, sprekers, sponsoren of standhouders. Als dat bij jouw event ook zo is, kan je kiezen om hier een aparte check-in balie voor in te richten. Zo voorkom je dat deze mensen tussen de deelnemers staan. En kun je ze van specifieke tekst en uitleg voorzien die alleen voor hen geldt. Als je deze mensen niet wilt inchecken of ze al aanwezig zijn voordat de reguliere inloop begint, is dit natuurlijk niet van toepassing.
Registreren op locatie
Verwacht je dat er veel mensen op het event komen die nog handmatig toegevoegd moeten worden aan de deelnemerslijst? Dan kan je ervoor kiezen om hier een extra check-in of servicebalie voor te maken. Het handmatig toevoegen van personen kost namelijk meer tijd dan het simpelweg scannen van de persoonlijke QR-code. Je kunt er ook voor kiezen om alleen een extra tablet te bestellen om de mensen daarmee toe te voegen en deze te verbinden met een van de andere printers. Houd er rekening mee dat je daar een extra host voor nodig hebt.
Reserve printer en tablet
Als je gebruik maakt van onze Event Engineer zal deze altijd een reserveprinter en -tablet meenemen naar het event. Zo kan een defecte printer of tablet altijd vervangen worden of kan er opgeschaald worden in geval van nood.