Hoe werkt de aanmelder Check-in app?

Om deelnemers in te checken gebruik je de aanmelder Check-in app, op onze tablets. Hier vind je alle informatie die je nodig hebt over de app.

Na het opstarten van de tablets kun je de app herkennen aan het aanmelder logo. Deze is standaard op het dashboard / startscherm geplaatst.

Het event inladen in de tablets (config scannen)

Uit veiligheidsoverwegingen worden de tablets verstuurd zonder dat de persoonsgegevens in de tablets staan. Je moet deze zelf in de app laden. Open de app en tik op de groene knop "Scan config QR code". Je kan nu de configuratie QR-code (config) scannen die je van de Event Consultant hebt gehad per e-mail.

Het event wordt nu in de tablet geladen. Houdt er rekening mee dat hier een internetverbinding voor nodig is (WiFi of 4G). De app synchroniseert met jouw aanmelder event, dus jouw registraties zolang er internetverbinding is.

Printer kiezen

Nadat je de config hebt gescand kom je op een scherm waar je de tablets kan verbinden met een printer. Selecteer het printernummer waar je de tablet mee wilt verbinden en druk op de blauwe "play" knop.

Maak je geen gebruik van printers? Dan kan je op de blauwe knop drukken zonder een printer te selecteren.

Wisselen tussen deelnemersgroepen

Check-in Groep - meerdere dagen event

Heb je een event op meerdere dagen? Dan is het natuurlijk handig als je precies kunt zien welke deelnemer op welke dag is ingecheckt. Wil je dit? Geef dit dan bij ons aan, dan kunnen wij deze groepen/dagen aanmaken, zodat deze verschijnen in de tablet. Zodra de check-in groep is aangemaakt, zie je onder ‘Ingecheckt’ een drop down menu en kun je hier de juiste check-in groep kiezen. Let op: Check goed of je deelnemers op de juiste dag incheckt.

Check-in Groep - deelsessies

Als je bij de Event Consultant hebt aangegeven dat je deelnemers op verschillende locaties wilt inchecken of verschillende deelnemersgroepen wilt voor verschillende dagen, staat er op het thuisscherm een drop down menu. Via dit menu kan je de locatie/dag selecteren waarvoor je iemand wilt inchecken. Controleer altijd of de locatie/dag goed staat voordat je begint met inchecken.

Zo ziet het drop down menu er uit in de app:

Deelnemers inchecken

Nadat je het event hebt ingeladen (en een printer hebt geselecteerd) kom je op het thuisscherm van de aanmelder Check-in app. Vanuit hier kun je deelnemers inchecken.

Inchecken van deelnemers kan op drie manieren;

Een persoonlijke QR code scannen
Handmatig een nog niet geregistreerde deelnemer toevoegen
Handmatig een deelnemer inchecken via de deelnemerslijst

De snelste manier is door de persoonlijke QR code van deelnemers te scannen. Dit kan een geprinte QR code zijn, maar ook een telefoon- of tablet scherm. Met de blauw-groene "Scan QR code" knop wordt de scan modus gestart. Breng de QR code zo goed mogelijk in beeld, zodat de camera automatisch focust op de QR code. De QR code wordt gescand en de camera wordt gedimd terwijl er op de volgende deelnemer wordt gewacht. Staat de volgende deelnemer klaar? Klik op ‘’Scan QR code’’ om verder te scannen. Met de terugknop (pijltje naar links) wordt de scan modus afgesloten. Je kunt ook achtereenvolgens scannen aanzetten, zodat je niet continu opnieuw op scannen hoeft te klikken.

Staat een persoon niet in de deelnemerslijst, maar wil hij zich wel aanmelden? Voeg deze dan handmatig toe via de homepagina met de gele "Voeg handmatig toe" knop. Er moet minstens een naam, achternaam en e-mailadres ingevoerd worden. Met de "voeg handmatig" toe knop wordt de deelnemer aan de deelnemerslijst toegevoegd en ingecheckt. Hier klik je steeds op de knop volgende ("Volg.") om naar het volgende invulveld te gaan. Bij de laatste vraag klapt klik je op de knop gereed ("Ger") en druk je op de knop "voeg handmatig toe".
Door op de roze "Deelnemerslijst" knop te drukken, wordt de deelnemerslijst naar voren gehaald. De deelnemerslijst wordt gefilterd op naam of achternaam. Blauwe namen met een vinkje zijn al ingecheckt en zwarte namen zonder vinkje zijn nog niet ingecheckt. Je kan ook filteren op "ingecheckt" of op "afwezig". Door te klikken op de naam van een deelnemer opent de pagina met persoonlijke gegevens van de deelnemer. Hier wordt de deelnemer handmatig ingecheckt. Als de deelnemer al ingecheckt is kan hij/zij ook uitgecheckt worden. Op deze pagina wijzig je ook de persoonlijke gegevens van de deelnemer als deze niet kloppen.
Het potlood icoontje in de balk, rechts bovenaan, maakt de gegevens bewerkbaar. Wijzigingen kunnen nog altijd ongedaan gemaakt worden met de knop "Annuleren" of sla je op met de knop "Opslaan". Na het opslaan wordt de deelnemer automatisch ingecheckt.

Verbinding met de printer verbroken

Als je een tablet (opnieuw) wilt verbinden met een printer ga je vanuit het thuisscherm naar de instellingen (tandwielknopje rechts bovenin) en vervolgens naar "Printers". Hier worden de printers getoond die beschikbaar zijn via bluetooth. De bluetooth verbinding werkt binnen een straal van ongeveer 10 meter zonder obstakels. Tik op de gewenste printer, bevestig en wacht tot er "verbonden" op het scherm staat. Als er "bezig met verbinden" of "verbonden; printer instellen staat" werkt de verbinding nog niet. Het verbinden met de printers kan eventjes duren.

Het evenement uit de tablet verwijderen na afloop

Om veiligheidsredenen moeten de persoonsgegevens uit de tablets verwijderd worden voordat deze retour gestuurd kunnen worden. Om het event van de tablets af te halen ga je naar vanuit het thuisscherm naar de instellingen en vervolgens naar "administrator". Kies daar de optie "evenement verwijderen". Je verwijdert hiermee de gegevens uit de tablet. Je kunt de gegevens uiteraard nog wel inzien via je account.

Config herladen

Het kan voorkomen dat de Event Consultant een aanpassing doet in de configuratie nadat je deze al in de tablet(s) hebt geladen. In dat geval moet de config herladen worden. Hiervoor sluit je de app helemaal af. Tik op de drie verticale streepjes in de navigatiebalk onder in het scherm om het taakbeheer te openen. Swipe vanuit het taakbeheer de Aanmelder Check-in app omhoog om deze volledig af te sluiten. Open de app vervolgens opnieuw. Op de pagina "Evenement kiezen" (de eerste pagina na het opstarten van de app) tik je op het instellingen icoontje rechts bovenin. Vink "Download resources" en "Herlaad config" aan en bevestig door op "OK" te tikken.