Soms wil je vragen toevoegen aan je aanmeldformulier terwijl er al aanmeldingen binnen zijn. Bijvoorbeeld als het programma definitief is en alle workshops bekend zijn. Je voegt dan de vragen met de workshopkeuze toe aan je aanmeldformulier.
Nieuwe deelnemers zien deze vragen meteen. Maar hoe zorg je dat deelnemers die zich al hebben aangemeld ook hun keuze doorgeven? Dat doe je met een groepsmail met een persoonlijke link. Die link brengt elke deelnemer terug naar zijn eigen aanmelding.
Stap 1: voeg de nieuwe vragen toe
Voeg eerst de nieuwe vragen toe aan je formulier (Eventwebsite > Aanmeldformulier).
Gaat het om een workshopkeuze met meerdere rondes waarin hetzelfde aanbod zit? Gebruik dan in het tandwielmenu van de vraag de optie Extra ronde toevoegen op basis van deze keuze(s).
Met deze knop wordt automatisch een kopie van de vraag gemaakt. Die kopie kun je hernoemen naar bijvoorbeeld "Workshop ronde 2". Heeft een deelnemer in ronde 1 gekozen voor workshop 1, dan kan hij workshop 1 in ronde 2 niet nog een keer kiezen. Zo voorkom je dat deelnemers per ongeluk twee keer dezelfde workshop kiezen.
Let op: je kunt deze knop alleen gebruiken als de antwoordmogelijkheden in elke ronde precies hetzelfde zijn.
Moeten deelnemers een workshop kiezen? Vergeet dan niet de vraag verplicht te maken met Maak deze vraag verplicht.
Stap 2: stuur een groepsmail
Heb je de nieuwe vragen toegevoegd? Stuur dan een bericht naar je aangemelde deelnemers. Laat weten dat het programma bekend is en dat ze hun workshopkeuze kunnen doorgeven.
- Ga naar Dashboard > Communicatie > Berichten.
- Klik op Maak een nieuw bericht en kies Groepsmail.
- Voeg in het bericht een Knop toe. De tekst van de knop bepaal je zelf.
De link achter de knop is belangrijk: je wilt dat deelnemers teruggaan naar hun eigen aanmelding om die aan te vullen of te wijzigen. Kies daarom in de instellingen van de knop bij Link voor Formulier (bewerken).
- Kies de ontvangers: kies als doelgroep Deelnemers en selecteer bij Filteren op groep de groep aangemelde personen.
- Verstuur het bericht.
Tip:
Stuur een aantal testberichten naar je eigen adres op basis van verschillende deelnemers en klik op de knop in de mededeling om te zien dat je inderdaad naar de registratie van de geregistreerde deelnemer gaat.
