Hoe richt ik de registratiebalie in?

aanmelder.nl zorgt voor de printers en de tablets. In dit artikel lees je waar jij voor moet zorgen als Event Manager.

Benodigdheden om de printers te gebruiken

De printers hebben stroom nodig. Zorg ervoor dat elke tafel waar een printer op moet komen, voorzien is van een stopcontact (al dan niet middels een haspel). Verder heb je natuurlijk mensen nodig om de tablets en printers te bedienen. aanmelder.nl zorgt niet voor de hosts. Dit moet je dus zelf regelen. Als je gebruik maakt van de butterfly badges moet je ervoor zorgen dat elke host makkelijk toegang heeft tot een prullenbak. De butterfly badges komen namelijk van een stickervel af. Je kunt bijvoorbeeld tussen elke twee printers een prullenbak neerzetten. 

De ideale check-in balie

Hoge of lage tafels?

Voor de hosts is het vaak prettig om aan een hoge tafel of balie te werken. Zo hoeft de host niet telkens te bukken om de badge uit de printer te pakken. Het belangrijkste van de check-in balie is dat deze voldoende stevig is. De printers zijn behoorlijk zwaar. Het gebruik van inklapbare sta-tafels wordt daarom afgeraden. 

Afmetingen van de balie

Hoe groot de balie moet zijn, hangt af van het type badge dat je gebruikt. De grote en kleine badges worden op een papierrol geprint die in de printer zelf zet. De butterfly badges worden geprint op stickervellen. Deze stickervellen zitten niet in de printer zelf, maar in een case die achter de printer komt te staan. Voor de papieren badges heb je een oppervlakte van minimaal 32 x 32 cm per printer nodig. Voor de butterfly badge heb je een oppervlakte van minimaal 32 x 55 cm nodig per printer. Houdt er rekening mee dat je ook nog clipjes/lanyards en badgehouders (alleen voor de papieren badges) op de tafel kwijt moet kunnen.

Plaatsing van de check-in balie

Zorg ervoor dat je als deelnemer bij binnenkomst gelijk ziet waar je in kan checken. Zorg er voor dat je niet gelijk bij de ingang van het gebouw staat. Zo voorkom je dat mensen buiten in de rij moeten staan.