Wanneer alle contributies zijn voorzien van een beslissing kun je de auteurs gaan mailen om ze op de hoogte te brengen van het resultaat.
Dit kun je doen via het onderdeel 'Mail naar auteurs'.
Je kunt op 3 manieren met je auteurs communiceren:
- op basis van de status van de contributie
- op basis van het type contributie
- algemene mail naar alle auteurs
Op basis van de status van de contributie
De lijst van statussen is bij de auteurs uitgebreider dan bij de reviewers.
Auteurs zelf krijgen een algemene status (Accepted/Rejected/Undecided/Aanvullende reviews), maar daarnaast kunnen zij ook per type contributie een dergelijke status krijgen.
Op basis van het type contributie
Auteurs kunnen ook worden benaderd op basis van het type contributie die zij ingediend hebben. Dit doe je door gebruik te maken van het 'Filter contribution types'. In deze dropdown worden de type contributies weergegeven die eerder in het contributieformulier zijn gedefinieerd.
Algemene mail naar alle auteurs
Als laatste optie biedt dit onderdeel een mogelijkheid om alle auteurs een mailing te sturen. Hier zijn geen mailing templates aanwezig, de volledige mail is vrij invulbaar. De mogelijkheid om deze mail te testen staat onder het opmaak veld van de mailing.
LET OP:
Als je de tekst en het onderwerp niet aanpast, dan sturen wij het bericht alleen naar degene die het bericht nog niet eerder hebben gekregen.
Wil je dus auteurs wijzen op hun aangepaste beslissing en voeg je later nog contributies toe met dezelfde status, dan kun je het bericht gewoon weer sturen met dezelfde tekst. Het systeem vult dan de "gaten".
Als je de tekst en/of onderwerp van het bericht wel wijzigt, ziet het systeem dit als een nieuw bericht en zal dit bericht naar iedereen verstuurd worden binnen de geselecteerde groep.
TIPKijk eens bij de vervangwoorden voor handige (gepersonaliseerde) tekst in de mail! Je kunt de vormgeving wat mooier maken door bij de email-instellingen een banner toe te voegen. Je kunt ook speciale opmaak gebruiken.