Wanneer jouw evenement zijn limiet aan registraties heeft bereikt, geeft de wachtlijst feature geïnteresseerden de mogelijkheid om hun gegevens achter te laten. Als er vervolgens een plekje beschikbaar komt, ontvangt de eerste op de wachtlijst hiervan automatisch een bericht. Via dit bericht kan deze deelnemer zich alsnog aanmelden voor je evenement.
Als organisator heb jij volledig inzicht en controle over de wachtlijst. Zo kun je deelnemers prioriteren of verwijderen. Ook de deelnemer kan zijn plek op de wachtlijst verlaten.
In deze uitleg kun je terugvinden hoe je de wachtlijst instelt (fase 1), hoe je de lijst van wachtenden beheert (fase 2) en hoe de communicatie rondom de wachtlijst verloopt (fase 3).
Fase 1: Wachtlijst instellen
-
Ga naar de algemene instellingen van je evenement en bekijk de instellingen bij de sectie Registratie en website openstelling.
- Vul het maximale aantal deelnemers in, dan krijg je de optie om een wachtlijst aan te activeren, vink ook deze aan. Ook hier kun je eventueel een maximaal aantal personen aangeven. Als het maximale aantal deelnemers inclusief de wachtlijst vol is, dan krijgen bezoekers op je evenement website bij het aanmeldformulier te zien 'deze inschrijving is gesloten, er zijn helaas geen plaatsen meer beschikbaar'
- Bepaal de verlooptijd. Dit is de tijd die een wachtende heeft om zich aan te melden zodra er een plek beschikbaar is, nadat hij hier bericht van gehad heeft.
Dit is wat de bezoekers zien wanneer je evenement vol is en wanneer de wachtlijst dus actief is:
Fase 2: De lijst van wachtenden beheren
Wanneer je in het dashboard naar het kopje aanmeldingen gaat, zie je onder aanmeldingen de wachtlijst. Hier staan alle mensen die zich hebben opgegeven voor de wachtlijst. Als er een plek beschikbaar komt, wordt de eerste persoon op de wachtlijst gemaild.
Je kunt de lijst als organisator aanpassen. Dit doe je met de verschillende iconen aan het eind van de regel van de wachtende. Je kan de positie van de wachtende veranderen, de berichtengeschiedenis inzien, de gegevens aanpassen of de wachtende uit de wachtlijst verwijderen.
Fase 3: Communicatie en berichten rondom wachtlijst
Het bevestigingsbericht dat een wachtende op de lijst staat, gaat automatisch en ziet er als volgt uit:
Je ziet dat op deze manier de wachtende ook de optie heeft om de wachtlijst te verlaten. Je kunt dit eventueel ook weer ongedaan maken als je hier op hebt geklikt.
In het berichtencentrum kun je naast de automatische berichten meer communicatie opstellen, dus ook voor de groep wachtenden. Hieronder zie je waar je dit kunt aanvinken.
Hoe je berichten opstelt, lees je hier.