Nadat je de contributies aan je reviewers hebt toegewezen (op de pagina Abstract handling > Reviews), laat je de reviewers weten dat er contributies voor ze klaarstaan. Later in het proces kun je ze herinneren aan openstaande reviews of bedanken als ze klaar zijn.
Reviewers mail je vanuit het Berichtencentrum.
Let op: de oude pagina 'Mail naar reviewers' (Abstract handling > Mail naar reviewers) verdwijnt op 1 november 2026. Open je die pagina nu, dan zie je de melding 'Deze e-mails zijn verplaatst naar het Berichtencentrum'. Tot 1 november kun je de oude pagina met de knop 'Deze pagina weer tonen' terughalen. Daarna kan dat niet meer.
Een bericht aan reviewers maken
- Ga naar Communicatie > Berichten.
- Klik onder 'Maak een nieuw bericht' op Bericht aan reviewers. Deze knop zie je alleen als abstract handling aanstaat voor je evenement.
- Geef je bericht een naam en kies een template.
- Kies op het tabblad Instellingen bij Verstuur naar welke reviewers het bericht krijgen (zie hieronder).
- Pas op het tabblad Inhoud het onderwerp en de tekst aan.
- Bekijk het bericht op het tabblad Preview en stuur jezelf een testmail via Verstuur test e-mail.
- Verstuur het bericht op het tabblad Verzenden.
Onvangers bericht
Elke reviewer krijgt één mail. Bij Verstuur naar kies je een van deze groepen:
- Alle reviewers
- Reviewers met openstaande reviews: reviewers die nog niet al hun toegewezen contributies hebben gereviewd. Gebruik deze groep om reviewers te laten weten dat er contributies klaarstaan, of om ze aan de reviewdeadline te herinneren.
- Reviewers die al hun reviews hebben afgerond: bijvoorbeeld om ze te bedanken.
- Reviewers zonder toegewezen reviews
Werkt je evenement met meerdere reviewrondes? Dan kies je ook de Reviewronde. De groep wordt dan binnen die ronde bepaald. Een reviewer die klaar is met ronde 1 en in ronde 2 nog reviews heeft openstaan, valt in ronde 1 onder 'afgerond' en in ronde 2 onder 'openstaande reviews'.
Onder de keuzes zie je hoeveel reviewers het bericht krijgen.
De tekst van je bericht
Zodra je een groep kiest, vult aanmelder.nl een standaardtekst in die bij die groep past, bijvoorbeeld een herinnering voor reviewers met openstaande reviews of een bedankje voor reviewers die klaar zijn. Je kunt het onderwerp en de tekst helemaal aanpassen. Kies je daarna een andere groep, dan blijft jouw eigen tekst staan.
Wat de reviewer daarna doet
Je reviewers kunnen nu aan de slag. Via je mail komen ze in hun reviewprofiel. Daar zien ze alle contributies die aan ze zijn toegewezen. Reviewers kunnen zelf aangeven of ze een contributie wel of niet gaan reviewen. Het kan dus gebeuren dat een reviewer het reviewen van een bepaalde contributie weigert.
Later opnieuw versturen
Een verstuurd bericht gaat naar iedereen die op dat moment in de gekozen groep zit.
Komen er later reviewers bij die in de groep passen, bijvoorbeeld omdat je nog contributies hebt toegewezen? Dan hoef je geen nieuw bericht te maken. In het overzicht van verzonden berichten zie je bij het bericht hoeveel nieuwe personen er in aanmerking komen. Klik op die link om het bericht alleen naar de nieuwe ontvangers te sturen. Wie het bericht al kreeg, krijgt het niet nog een keer.
Wil je iedereen in een groep opnieuw mailen, ook wie al een bericht kreeg? Maak dan een nieuw bericht.
Controleren wie wat kreeg
Op de pagina Abstract handling > Reviewers zie je per reviewer bij Mails verstuurd welke mails die reviewer heeft gekregen.
TIP:
Kijk eens bij de vervangwoorden voor handige (gepersonaliseerde) links, zoals de link naar het reviewprofiel.
Je kunt de vormgeving mooier maken door bij de e-mailinstellingen een banner toe te voegen.
Je kunt ook speciale opmaak gebruiken.