Voorbeeld evenement

Inleiding

Emma van Rijn is communicatiemedewerkster bij scholengemeenschap AML. Dit jaar organiseren zij een groot evenement voor het personeel binnen de scholengemeenschap. Het event, genaamd VIO2025, gaat over vernieuwingen in het onderwijs. Emma verwacht 400 personeelsleden met allerlei verschillende functies.

Op VIO2025 zullen er verschillende workshops en sprekers zijn. Het evenement vindt plaats op 8 augustus 2030 van 13:00 tot 17:00. Als afsluiting is er een borrel waar deelnemers optioneel naartoe kunnen. Voor de directie, afdelingshoofden en docenten kost een kaartje 27,50 en voor onderwijsassistenten en overige medewerkers zijn de kosten 25,00. Omdat er een verschil in prijs is, gaat Emma gebruik maken van twee verschillende uitnodigingen. Eén voor de directie, afdelingshoofden en docenten en een voor de onderwijsassistenten en overige medewerkers."

Voorbereiding

Voordat Emma begint met het bouwen van haar evenement in aanmelder.nl, denkt ze alvast na over de onderstaande onderwerpen:

Deelnemersgroepen: docenten, directie en afdelingshoofden (groep A), en onderwijsassistenten en overige medewerkers (groep B).
Tickets: twee verschillende prijzen – €27,50 voor groep A en €25,00 voor groep B.
Optionele onderdelen: deelname aan de borrel kost €10 extra.
Tijdslijn: kaartverkoop start op 16 juli 2025 en eindigt vlak voor het evenement op 8 augustus 2025. Daarnaast is er een early bird-korting: inschrijvingen vóór 31 juli zijn goedkoper, daarna gaat de prijs per ticket €2 omhoog.

Aanmeldformulier

Deelnemers kiezen eerst hun functie via de vraag “Ik meld mij aan als:”. Afhankelijk van dit antwoord wordt automatisch het juiste ticket gekoppeld (groep A of groep B).

Voor de borrel staat er een aparte vraag in het formulier. Alleen als een deelnemer aangeeft dat hij/zij naar de borrel komt, verschijnt er automatisch een extra ticket van €10 in het winkelmandje.

Zo wordt het formulier dynamisch en betalen deelnemers alleen voor onderdelen die voor hen relevant zijn.

Klik op deze link om het aanmeldformulier te bekijken: https://www.aanmelder.nl/vio2025testevent/subscribe

Betalingen

Onder de sectie Betalingen heeft Emma drie optionele toegangsbewijzen ingesteld:

Ticket groep A (directie/docenten)
Ticket groep B (onderwijsassistenten/overigen)
Optioneel borrel

Voor elk toegangsbewijs is de prijs gekoppeld aan het aanmeldformulier. Dankzij het systeem worden de juiste prijzen en combinaties automatisch berekend, zonder dat Emma dit handmatig hoeft te controleren.

Voor het VIO2025 evenement is het van toepassing dat de tickets tijdelijk beschikbaar zijn. De kaartverkoop is gestart op 16-juli-2025 en eindigt op de dag van het evenement, namelijk 31-juli-2025.

Daarnaast voegt ze een early bird-scenario toe. Tot en met 31 juli zijn de reguliere tickets €2 goedkoper. Op 1 augustus schakelt het systeem automatisch over naar de reguliere prijs.

Website

"Op onze voorbeeld website kun je een voorbeeld zien van een video:
https://www.aanmelder.nl/vio2025testevent/wiki/661339/youtube-video"

Het evenement krijgt een eigen website met informatie over het programma, locatie en sprekers.

Voorbeelden van pagina’s: Home, Programma, Locatie, Contact.
Deelnemers kunnen op de website inloggen om hun persoonlijke gegevens en facturen te bekijken.
Emma voegt bovendien een YouTube-video toe op de website om alvast een sfeerimpressie te geven van VIO2025.

E-mail instellingen

De bevestigingsmail na aanmelding is gepersonaliseerd. Door gebruik te maken van antwoordcodes staat er automatisch in de e-mail welke workshops en onderdelen de deelnemer gekozen heeft. Ook voegt ze een QR-code toe zodat deelnemers bij aankomst eenvoudig kunnen inchecken.

Contacten

"Bij VIO 2025 krijgen verschillende groepen een aparte uitnodiging, de onderwijsassistenten en overige medewerkers het label A en alle docenten, directie en afdelingshoofden het label B."

Ze importeert een Excel-lijst met alle medewerkers van de scholengemeenschap. Om doelgericht te kunnen communiceren geeft ze groepen een label:

Label A: onderwijsassistenten en ondersteunend personeel.
Label B: docenten, directie en afdelingshoofden.

Met deze labels stuurt ze twee verschillende uitnodigingen: één met het juiste tarief voor groep A, en één voor groep B.