Inleiding
Hieronder vind je een voorbeeld casus om een beter idee te krijgen van hoe het maken van een evenement bij aanmelder.nl er uit kan zien, met voorbeelden waar je aan kan denken tijdens het opzetten van jouw event. Niet alle mogelijkheden die wij bieden zijn hier in vermeld, om overzicht te houden. Wel zijn de meest gangbare dingen benoemd. In de tekst zie je meerdere links verwerkt (woorden in het rood), je kan er op klikken voor meer informatie over dit onderwerp, de pagina met het artikel opent zich dan op een nieuw tabblad.
"Emma van Rijn is communicatiemedewerkster bij scholengemeenschap AML. Dit jaar organiseren zij een groot evenement voor het personeel binnen de scholengemeenschap. Het event, genaamd VIO-LIVE, gaat over vernieuwingen in het onderwijs. Emma verwacht 400 personeelsleden met allerlei verschillende functies.
Op VIO-LIVE zullen er verschillende workshops en sprekers zijn. Het evenement vindt plaats op 8 augustus van 13:00 tot 17:00. Als afsluiting is er een borrel waar deelnemers optioneel naartoe kunnen. Voor de directie, afdelingshoofden en docenten kost een kaartje €27,50 en voor onderwijsassistenten en overige medewerkers zijn de kosten €25,00. Omdat er een verschil in prijs is, gaat Emma gebruik maken van twee verschillende uitnodigingen. Één voor de directie, afdelingshoofden en docenten en een voor de onderwijsassistenten en overige medewerkers."
Voorbereiding
Voordat Emma begint met het bouwen van haar evenement in aanmelder.nl, denkt ze alvast na over de onderstaande onderwerpen:
- Deelnemersgroepen: docenten, directie en afdelingshoofden (groep A), en onderwijsassistenten en overige medewerkers (groep B).
- Toegangsbewijzen: twee verschillende prijzen
- €27,50 voor groep A
- €25,00 voor groep B.
- Optionele onderdelen: deelname aan de borrel kost €10 extra.
- Tijdslijn: kaartverkoop start op 16 juli en eindigt vlak voor het evenement op 8 augustus. Daarnaast is er een early bird-korting: inschrijvingen vóór 31 juli zijn goedkoper, daarna gaat de prijs per ticket €2 omhoog.
Aanmeldformulier
Via het aanmeldformulier, moeten deelnemers eerst hun functie kiezen via de vraag “Ik meld mij aan als:”. Emma stelt in dat afhankelijk van dit antwoord , automatisch het juiste ticket wordt gekoppeld (groep A of groep B).
Voor de borrel staat er een aparte vraag in het formulier. Alleen als een deelnemer aangeeft dat hij/zij naar de borrel komt, verschijnt er automatisch een extra ticket van €10 in het winkelmandje.
Zo wordt het formulier dynamisch en betalen deelnemers alleen voor onderdelen die voor hen relevant zijn.
Klik op deze link om het voorbeeld-aanmeldformulier te bekijken:
voorbeeld-aanmeldformulier
Betalingen
Onder de sectie Betalingen heeft Emma drie optionele toegangsbewijzen ingesteld:
-
Ticket groep A (directie/docenten/afdelingshoofd)
-
Ticket groep B (onderwijsassistenten/overigen)
-
Borrel ticket (optioneel)
Voor elk toegangsbewijs is de prijs gekoppeld aan het aanmeldformulier. Dankzij het systeem worden de juiste prijzen en combinaties automatisch berekend, zonder dat Emma dit handmatig hoeft te controleren.
Voor het VIO-LIVE evenement is het van toepassing dat de tickets tijdelijk beschikbaar zijn. De kaartverkoop is gestart op 16 juli en eindigt op de dag van het evenement, namelijk 31 juli.
Daarnaast voegt ze een early bird-scenario toe. Tot en met 31 juli zijn de reguliere tickets €2 goedkoper. Op 1 augustus schakelt het systeem automatisch over naar de reguliere prijs.
Website
"Emma wilt graag een website maken voor VIO-LIVE, om zo de (mogelijke) deelnemers alle nodige informatie te geven over het evenement, en ze een indruk te geven wat ze kunnen verwachten. Ze wilt dat deze er uitnodigend en overzichtelijk uitziet, hiervoor gebruikt ze daarom de (gratis) website builder van aanmelder.nl".
De website die Emma gaat creëren, focust zicht op het informatie geven over het programma, de locatie en de sprekers.
-
Deelnemers kunnen op de website inloggen om hun persoonlijke gegevens en facturen te bekijken.
-
Emma voegt bovendien een YouTube-video toe op de website om alvast een sfeerimpressie te geven van VIO-LIVE het voorgaande jaar.
-
Voorbeelden van pagina’s:
Uitnodigingen
"Bij VIO-LIVE krijgen verschillende groepen een aparte uitnodiging, de onderwijsassistenten en overige medewerkers het label A en alle docenten, directie en afdelingshoofden het label B."
Voor de contactenlijst, importeert Emma een Excel-lijst met alle medewerkers van de scholengemeenschap. Om doelgericht te kunnen communiceren geeft ze de groepen een label:
- Label A: onderwijsassistenten en ondersteunend personeel.
- Label B: docenten, directie en afdelingshoofden.
Met deze labels stuurt ze twee verschillende uitnodigingen: één met berichtgeving over het tarief voor groep A, en één voor groep B.
E-mail instellingen
De bevestigingsmail na aanmelding is gepersonaliseerd. Door gebruik te maken van antwoordcodes staat er automatisch in de e-mail welke workshops en onderdelen de deelnemer gekozen heeft. Ook voegt ze een QR-code toe zodat deelnemers bij aankomst eenvoudig kunnen inchecken.
Afronding
"Het evenement is afgelopen en is een groot succes geweest. Emma weet dat ze het geld van de toegangsgelden minus de kosten voor aanmelder.nl binnen 2 weken zal ontvangen, en geen extra administratie zorgen heeft hiervoor, omdat deze uitbetaling automatisch gaat."
Na afloop van het evenement, zorgt Emma ervoor dat ze vóór de uitbetaling nog het facturatieprofiel controleert, om zo er voor te zorgen dat de automatische uitbetaling goed terrecht komt. Dit heeft ze tijdens het aanmaken van het evenement al ingesteld, maar het dubbel controleren kan geen kwaad.
"Ze is blij met het resultaat maar wilt ook graag weten wat de deelnemers er van vinden, ze zou ze graag om feedback willen vragen, die zie dan voor VIO-LIVE het jaar er op kan gebruiken".
Emma kiest er voor om een enquête op te stellen. Met de enquête kun je je je eigen vragenlijst samenstellen. Na het opmaken kun je mensen uit je adresboek een mailing sturen met de enquête.
Tot slot
Met dit voorbeeld zie je stap voor stap hoe je een professioneel evenement in aanmelder.nl kunt opzetten, van voorbereiding tot aanmelding en communicatie. Gebruik dit artikel als inspiratie om je eigen evenement efficiënt en overzichtelijk te organiseren.
Voor een meer uitgebreide lijst, kan je ook kijken op het volgende kennisbank artikel: